Interim Bestuurssecretaresse / Bestuursassistente

Ben jij goed in het overzicht behouden en houd jij van plannen & organiseren? Dan is deze interim opdracht wellicht iets voor jou!

Zorgorganisatie in Groningen.

Doel van de functie
Het verrichten van secretariële, administratieve- en beleidsvoorbereidende en ondersteunende werkzaamheden, met als doel de Raad van Bestuur op een efficiënte en effectieve wijze te ondersteunen bij de uitvoering van de werkzaamheden.

Contacten
• Intern: Raad van Bestuur, bestuurssecretaris, medewerkers concernstaf (Control, HRM), directies en medewerkers zorggroepen en diensten en medezeggenschap.
• Extern: Raad van Toezicht, stakeholders, bezoekers.

Taken:
Organisatorische en beleidsmatige ondersteuning
• Managet informatiestromen (screenen, prioriteren, delegeren, doorverwijzen en afhandelen);
• Zorgt voor follow-up van acties van eigen onderdelen, zodat taken tijdig worden afgehandeld.
• Organiseert bijeenkomsten en werkbezoeken;
• Verzamelt, analyseert, interpreteert en verwerkt gegevens op diverse gebieden ter voorbereiding van rapporten en presentaties en ter onderbouwing van beleidsnotities (met name op strategisch niveau);
• Analyseert vraagstukken op diverse gebieden en adviseert hierover;
• Biedt projectondersteuning, zoals het opstellen van projectplanning en bewaken van de voortgang;
• Doet (verbeter)voorstellen inzake de (organisatorische) werkprocessen binnen het bestuurssecretariaat.

Secretariële ondersteuning
• Beheert en bewaakt de agenda van het bestuur, prioriteert mede de workload, voert mutaties door en stelt betrokkenen op de hoogte;
• Fungeert als intermediair voor het bestuur, ontvangt bezoekers en handelt inkomende en uitgaande telefoongesprekken, fax en e-mail af of verwijst door;
• Verwerkt inkomende en uitgaande post en signaleert en bewaakt actiepunten;
• Stelt correspondentie, rapportages en nota’s op en redigeert teksten van leden van de Raad van Bestuur;
• Organiseert en notuleert bij uiteenlopende bestuursvergaderingen, verzorgt de verslaglegging, formuleert actiepunten en bewaakt de uitvoering.

Administratieve ondersteuning
• Controleert, muteert en registreert diverse gegevens in geautomatiseerde systemen;
• Stelt op verzoek (signalerings)overzichten op en sturingsinformatie samen;
• Beheert de voorraad kantoorartikelen en plaats bestellingen hiervoor;
• Houdt dossiers actueel en op orde, kan hiertoe het zorgregistratieproces bewaken en afwijkingen signaleren en rapporteren;
• Beheert het bestuursarchief.

Je bent integer, denkt graag mee, bent organisatorisch sterk en beschikt over een helicopterview. Daarnaast heb je relevante werkervaring in een vergelijkbare functie en HBO werk- en denkniveau. Bij voorkeur ben je beschikbaar per half of eind september.

Herken jij jezelf in het bovenstaande profiel, dan nodigt Interim Select je graag uit te reageren. Naast de mogelijkheid om te solliciteren via onderstaande button, kun je ook je cv (en motivatie) per e-mail sturen naar Interim Select t.a.v. Renée Nicolaï, r.l.nicolai@interimselect.nl. Uiteraard is vertrouwelijke behandeling van je gegevens gewaarborgd. Voor nadere informatie kun je contact opnemen met Renée Nicolaï via 050-3115882.